Cuối tháng Sáu, một khách quen của xưởng may gọi điện hỏi chúng tôi có nên nhập hàng đồng phục công sở ngay bây giờ. Câu hỏi này lặp lại mỗi năm, cứ vào giữa năm là chúng tôi nhận được vài cuộc gọi tương tự. Không có câu trả lời đúng cho tất cả. Điều đó phụ thuộc vào dòng tiền, kho bãi và mức độ chắc chắn về đơn hàng sắp tới.
Mùa vụ ngành đồng phục công sở vận hành ra sao
Ngành may đồng phục công sở đi theo nhịp khá rõ. Cứ tháng Tám, tháng Chín, đơn hàng dồn về nhiều nhất trong năm. Đó là lúc trường học khai giảng. Công ty mới cũng hay chọn đầu năm tài chính để ra mắt bộ nhận diện, trong đó có đồng phục nhân viên. Xưởng may vào mùa này nhận đơn dồn dập, thợ tăng ca liên tục. Có xưởng còn từ chối bớt đơn nhỏ vì không kịp giao.
Ngược lại, khoảng tháng Năm đến tháng Bảy là giai đoạn xưởng rảnh hơn hẳn. Ít công ty đặt đồng phục mới giữa năm, trừ khi họ mở chi nhánh mới hoặc đổi nhận diện thương hiệu đột xuất. Với bên nhập hàng, đây là lúc dễ thương lượng giá, dễ được ưu tiên kiểm hàng kỹ. Chúng tôi từng làm việc với vài đơn vị nhập hàng Trung Quốc uy tín. Đa số họ đều tranh thủ mùa này để chốt đơn cho quý cuối năm.
Một lỗi khá phổ biến là gộp chung mùa thấp điểm của cả ngành với mùa thấp điểm riêng của từng khách hàng. Trường công lập khai giảng tháng Chín, nhưng trường tư, trung tâm ngoại ngữ có khi tuyển sinh quanh năm. Doanh nghiệp mới thành lập cũng chẳng đợi đúng đầu năm tài chính mới đặt đồng phục. Kinh nghiệm của chúng tôi là nên hỏi thẳng lịch tuyển dụng, lịch khai trương của nhóm khách quen. Đừng áp đặt cứng nhắc lịch mùa vụ chung của cả ngành cho mọi trường hợp. Nắm được nhịp riêng đó, việc canh thời điểm nhập hàng sẽ chính xác hơn nhiều.
Nhưng biết mùa vụ chỉ là bước đầu. Câu hỏi khó hơn là biết giá tốt rồi, có nên xuống tiền trữ hàng ngay hay không. Nhiều người nhập hàng mắc sai lầm ở chính chỗ này: thấy giá rẻ là mua, mà quên tính sức chứa kho và vòng quay vốn.
Lợi ích khi nhập hàng đồng phục công sở trong mùa thấp điểm
Nhập hàng đồng phục công sở vào mùa thấp điểm có vài cái lợi rõ ràng. Cái đầu tiên ai cũng nhắc tới là giá. Khi xưởng ít việc, họ sẵn sàng giảm giá gia công khoảng 10-15% so với mùa cao điểm. Đôi khi xưởng còn miễn phí thiết kế mẫu, hoặc may thử miễn phí. Với đơn hàng vài trăm bộ trở lên, mức chênh này không hề nhỏ.
Cái lợi thứ hai ít người để ý hơn: thời gian. Mùa cao điểm, xưởng chạy đơn liên tục. Khách đặt hàng lúc đó gần như chỉ chọn được mẫu có sẵn, chỉnh sửa gấp gáp. Mùa thấp điểm thì khác hẳn. Chúng tôi từng hỗ trợ một công ty dịch vụ muốn đổi hẳn form áo sơ mi đồng phục. Họ có gần một tháng để thử vải, chỉnh form ba lần trước khi chốt số lượng lớn. Làm việc này vào tháng Tám, chắc chắn không kịp.
Lợi ích thứ ba là sự chủ động. Khi mùa cao điểm tới, ai có sẵn hàng trong kho sẽ không phải chen chân đặt xưởng. Cũng không phải lo giao trễ vì xưởng quá tải. Với những đơn vị chuyên tìm nguồn hàng thời trang công sở chất lượng cho khách sỉ, đây gần như một quy luật sống còn.
Một số xưởng tranh thủ mùa thấp điểm để nhập thêm vải, phụ liệu từ Quảng Châu với giá sỉ tốt hơn, miễn là biết cách chọn hàng Quảng Châu loại 1 đúng chất lượng để không mua nhầm hàng kém. Lợi ích này chỉ phát huy khi nguồn hàng được chọn đúng chỗ. Vải kém chất lượng, hàng nhái, dù mua rẻ tới đâu vào mùa thấp điểm cũng thành lãng phí tiền lưu kho.
Sai lầm chúng tôi hay gặp nhất ở khách mới là chốt số lượng lớn ngay từ đơn đầu tiên, chỉ vì thấy báo giá hấp dẫn. Vải đẹp trên mẫu chưa chắc đẹp khi may hàng loạt, đường kim mũi chỉ cũng có thể lệch giữa lô mẫu và lô thật. Mẹo chúng tôi vẫn áp dụng là đặt cọc theo từng đợt nhỏ. Đợt đầu vài chục bộ để kiểm vải, kiểm form thực tế trên người mặc. Ưng ý rồi mới đặt tiếp phần còn lại của đơn hàng lớn. Cách này tốn thêm chút thời gian, nhưng tránh được rủi ro ôm cả lô hàng lỗi mà không kịp đổi trả.
Rủi ro cần cân nhắc trước khi trữ hàng sớm
Trữ hàng sớm không phải lúc nào cũng là quyết định khôn ngoan. Có ba rủi ro chúng tôi luôn nhắc khách hàng cân nhắc kỹ trước khi xuống tiền.
- Vốn bị đọng trong kho nếu dự đoán nhu cầu sai. Ví dụ, đặt hai nghìn bộ đồng phục cho công ty dự kiến tuyển thêm người, nhưng kế hoạch đó dời sang quý sau, tiền coi như nằm im vài tháng.
- Chi phí lưu kho cộng dồn theo thời gian. Thuê kho, chống ẩm mốc, kiểm đếm định kỳ đều tốn tiền. Khoản này thường bị bỏ quên khi tính lợi nhuận từ việc mua giá rẻ.
- Xu hướng đổi nhanh hơn người ta tưởng. Một mẫu áo sơ mi công sở được ưa chuộng năm nay, sang năm sau khách lại thích form rộng hơn, màu trung tính hơn. Hàng trữ theo mẫu cũ dễ ế.
Rủi ro lớn nhất, theo kinh nghiệm của chúng tôi, không nằm ở việc trữ hàng. Nó nằm ở chỗ không có kênh bán ra kịp khi cần xoay vòng vốn. Nhiều đơn vị trữ hàng đúng mùa, giá cũng tốt, nhưng vì thiếu nơi giới thiệu sản phẩm bài bản nên hàng tồn đọng lâu hơn dự tính. Có sẵn một kênh bán hàng online ổn định, việc đẩy bớt hàng trữ khi cần vốn sẽ dễ hơn nhiều.
Chúng tôi từng gợi ý một khách hàng đầu tư thiết kế website bán hàng chuyên nghiệp song song với việc trữ vải. Nhờ vậy họ chủ động giới thiệu mẫu mới, nhận đặt trước ngay cả khi chưa vào mùa cao điểm.
Để giảm bớt rủi ro này, chúng tôi thường khuyên khách ưu tiên trữ những mẫu cơ bản, ít lỗi mốt. Ví dụ như sơ mi trắng, quần âu form chuẩn, áo thun polo trơn. Những mẫu này gần như năm nào cũng dùng được, không lo lỗi thời như hàng theo xu hướng. Một mẹo khác là thương lượng ngay từ đầu điều khoản cho phép đổi một phần vải nếu chưa cắt may. Điều này giúp phòng ngừa trường hợp đơn hàng thực tế ít hơn dự tính. Xưởng quen thường chấp nhận điều này, miễn khách đặt cọc đầy đủ và có lịch sử hợp tác đáng tin cậy, lâu dài.
Trữ hàng sớm hay đợi mùa cao điểm: quyết định nằm ở đâu
Nhập hàng đồng phục công sở mùa thấp điểm để có giá tốt là hướng đi đúng. Nhưng đúng chỉ khi làm có tính toán, không phải thấy rẻ là mua ngay. Câu hỏi cần trả lời trước tiên không phải là giá có rẻ hay không, mà là: nếu ba tháng nữa chưa bán hết, bạn có chịu được không. Trả lời được câu này rồi, hẵng tính tới chuyện chốt số lượng.
Với kinh nghiệm làm việc cùng nhiều đơn vị may đồng phục, chúng tôi luôn khuyên khách hàng chia nhỏ đợt nhập, thay vì dồn hết vốn vào một lần mua sớm. Trữ đủ cho một, hai tháng cao điểm đầu tiên là vừa. Phần còn lại đặt bổ sung khi đơn hàng thực tế đã rõ ràng. Cách làm này chậm hơn, nhưng chắc chắn ít rủi ro hơn cho người mới bắt đầu kinh doanh đồng phục công sở.